Réussir sa campagne de collecte de données

Get & Share - 2025

Vous avez déjà lancé une campagne de collecte ? Alors vous savez que ce n’est jamais juste “remplir des cases”. Derrière chaque donnée saisie, il y a une logistique à organiser, des équipes à embarquer, des contraintes à anticiper. Entre les actifs immobilers dispersés, les plannings qui débordent, les outils pas toujours maîtrisés et les informations éparpillées dans des fichiers Excel ou des dossiers papiers, le défi est bien réel.

Et pourtant, ces campagnes sont essentielles. Car sans données fiables, pas de vision claire du patrimoine, pas de priorisation efficace des investissements, pas d’objectifs partagés entre les équipes opérationnelles et les décideurs.

Alors comment transformer un projet souvent perçu comme fastidieux en un vrai levier collectif et stratégique ? Comment créer l’adhésion, éviter les doublons, former efficacement et maintenir la motivation du début à la fin ?

Ce guide s’appuie sur les retours du terrain pour vous proposer des bonnes pratiques concrètes. Pas de recette magique, mais une méthode éprouvée et surtout un état d’esprit pour que vos collectes ne soient plus une corvée, mais une avancée.

Une collecte bien menée, c’est une question de méthode… et d’adhésion

Tout commence par une mobilisation claire : les équipes de terrain, les managers, la direction. Quand tout le monde comprend le “pourquoi”, l’implication suit naturellement.

Puis vient le cadre : un objectif SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel). Ni trop ambitieux, ni trop flou : juste ce qu’il faut pour garder le cap.

Sur le terrain, préparation millimétrée : bons profils, matériel prêt, formation solide. Et pour créer de l’élan, rien ne vaut des temps collectifs : lancement convivial, retours d’expérience partagés, etc.

Côté indicateurs, nos clients observent en moyenne :

• 1h par patrimoine à collecter

• 5 jours ETP pour lancer une première campagne (prépa + formation)

• Une douzaine de personnes formées en 2h

Et surtout : des équipes engagées, qui comprennent l’intérêt, prennent part à l’effort… et font avancer la donnée.

Préparer son intervention terrain : poser les bases pour une collecte ciblée

Avant de partir sur le terrain, il faut finaliser l’intégration des données déjà disponibles. Cela permet de savoir précisément où il manque des informations.

L’analyse par composant devient alors votre meilleure alliée : elle identifie les composants et caractéristiques à cibler en priorité, pour concentrer les efforts là où c’est nécessaire. Cette analyse est directement accessible dans le module de création de campagne.

Côté organisation, il faut attribuer clairement chaque collecteur à ses patrimoines pour éviter les doublons et s’assurer que rien n’est laissé de côté.

Le choix du format de campagne est aussi clé : campagne “one-shot” ou étalée sur plusieurs semaines, testez toujours vos processus avec une phase pilote avant de lancer à grande échelle.

Enfin, ne sous-estimez pas l’importance d’un plan de communication clair et adapté pour informer, motiver et accompagner vos équipes tout au long du projet.

Former les utilisateurs : clé d’une collecte réussie

Une formation bien menée, c’est le gage d’une campagne efficace. Il ne s’agit pas seulement de savoir utiliser GET, mais d’adopter une méthode claire et partagée.

Pour cela, constituez des équipes aux profils complémentaires et préparez la plateforme avec les supports adaptés.

Quelques conseils pratiques :

• Formez des groupes d’environ 10 personnes pour favoriser les échanges.

• Prévoyez 1h30 à 2h, mêlant théorie et exercices concrets, idéalement en commençant à remplir certains composants.

• Organisez la formation 1 à 2 semaines avant la collecte, pour laisser le temps aux utilisateurs de s’approprier l’outil et poser leurs questions.

Exemple de campagne One-shot : préparer et réussir le jour J

Avant la collecte : préparer le terrain Pour gagner du temps, invitez vos collaborateurs à commencer la collecte depuis leur bureau. Ils peuvent ainsi renseigner toutes les données qu’ils possèdent déjà : fichiers Excel, PDF, infos d’autres applis... C’est aussi l’occasion de poser leurs questions avant le terrain.

Quelques astuces simples :

• Déclarez dès maintenant les composants présents ou absents sur le périmètre.

• Pour les antennes GSM, utilisez le site Cartoradio de l’ANFR.

• Pour les menuiseries extérieures, balcons ou garde-corps, Google Maps en “Street View” est votre meilleur allié. Vérifiez bien la date des photos pour garantir la fiabilité.

Le jour J : organisation et réactivité Le bon déroulement dépend d’une logistique sans faille : accès aux sites (clés, badges), transports, matériel (smartphones, tablettes). Prévoyez aussi un lieu de rassemblement pour créer du lien (petit-déjeuner, repas) et gérer la dispersion géographique des résidences.

Pilotez votre campagne Une cellule de pilotage dédiée est indispensable. Elle centralise les retours, communique avec les équipes et suit l’avancement en temps réel grâce à l’outil GET & SHARE (colonne “Synthèse”). Cette animation constante stimule les collecteurs et maintient la motivation.

Lors d’une campagne similaire, 20 trinômes ont collecté sur 125 résidences, terminant même en avance grâce à une préparation rigoureuse. Anticiper, organiser, communiquer : la recette pour une campagne One-shot réussie.

Exemple de campagne sur plusieurs semaines : organisation et motivation

Quand la collecte s’étale sur plusieurs semaines, il faut adapter l’organisation pour gérer la logistique et l’engagement. La clé, c’est une communication régulière entre la cellule de pilotage et les collecteurs : prévoir des points hebdomadaires ou mensuels pour suivre les avancées, ajuster les objectifs et partager les bonnes pratiques.

Pour maintenir la motivation sur la durée, deux leviers efficaces :

• Gamifier la campagne avec un système de points, un classement et des récompenses, individuelles ou collectives.

• Créer une communauté en partageant des moments de terrain et les résultats en temps réel, pour renforcer l’esprit d’équipe.

Enfin, intégrer un “objectif de collecte GET” dans les primes d’intéressement peut donner un vrai coup de boost.

Bilan post collecte : ne vous arrêtez pas là !

Collecte terminée ? Parfait, mais ce n’est pas la fin de l’histoire. Pour tirer pleinement parti de vos efforts, voici les étapes clés à ne pas négliger.

Célébrer, partager, valoriser Organisez un moment convivial pour remercier les équipes : remise de récompenses, partage de photos terrain (avec un prix pour la plus insolite ?), retour sur les résultats, bonnes pratiques et impact global de la collecte.

Communiquer en interne et en externe Les chiffres, les anecdotes, les photos… Servez-vous-en pour valoriser votre démarche. C’est bon pour la reconnaissance interne et pour l’image de votre structure.

Vérifier et fiabiliser les données Un petit contrôle qualité post-collecte garantit une base solide et homogène.

Prévoir les prochaines mises à jour Les données évoluent ! Anticipez avec un calendrier de suivi. Vous pouvez utiliser les tableaux d’analyse pour suivre l’évolution des composants et maintenir votre patrimoine à jour.

Planifier la suite Pensez dès maintenant à la suite : prochaines collectes, ajustements organisationnels, vérifications ponctuelles… Plus les données sont fiables, mieux vous anticipez vos futurs besoins.

Envie de structurer votre prochaine campagne ? Parlons-en. Chez Get, on est là de la planification à l’exploitation de vos données, avec vous, pas à votre place.